Складской учет (СУ) играет важную роль и в рознице, и в торговле оптовиков, и даже среди производителей и онлайн-продавцов. Склад — это помещение, где ТМЦ (товарно-материальные ценности) лежат до момента их продажи. Наличие актуальной информации о том, какие материалы лежат на складе, какое количество и какова их стоимость, является критически важным — именно для этого используется СУ.

Главная цель склада заключается в регистрации каждой товарной единицы и отслеживании ее перемещения. При правильной организации учетные данные должны совпадать с фактическими показателями.

Работа склада содержит в себе множество стандартных действий. Основные – это приход, перемещение, отгрузка или списание товаров. Оптимизация возможна, если выполнять эти процессы с помощью автоматизированных систем, к которым легко получить доступ с любого устройства, а техническая поддержка предоставляет помощь по настройке в любое время суток.

Что такое складской учет

СУ играет значимую роль в эффективном использовании запасов и оптимизации процессов в сфере логистики. Он обеспечивает прозрачность в передвижении товаров и почти исключает ошибок, связанных с неправильным учетом.

Комплексный подход к управлению складами существенно увеличивает эффективность его функционирования, одновременно снижая затраты и повышая качество обслуживания клиентов. Внедрение передовых технологий, таких как специализированные программы для управления учетными записями, содействует автоматизации рабочих процессов и минимизации влияния человеческого фактора.

Этапы складского учёта

1. Прием товаров: Сотрудник проверяет соответствие получаемых товаров с накладной, проверяет количество и состояние продукции.

2. Регистрация поступлений: После проверки товары регистрируются в системе учёта, что позволяет отразить актуальные запасы.

3. Хранение товаров: Весь товар базируется в отдельных ячейках, что упрощает в дальнейшем поиск и отгрузку.

4. Отгрузка товаров: После оформления заказа от клиента, товары подготавливаются к отгрузке, о чем также ведется запись.

5. Перемещение запасов: При необходимости товары могут перемещаться между различными местами хранения в пределах склада.

6. Инвентаризация: Регулярная проверка фактических запасов помогает выявить несоответствия и избежать потерь.

7. Работа с бухгалтерией: Своевременное уведомление бухгалтерии о ценах и списаниях товаров необходимо для корректного ведения финансового учёта.

8. Корректировка данных: Все изменения в характеристиках товаров фиксируются для обеспечения точности учёта.

Организация ассортимента

При большом количестве товаров работникам склада необходимо быстро находить нужные позиции. Поэтому в СУ создаются группы продуктов по разным показателям. Это упрощает управление ассортиментом: помогает выявлять востребованные товары, находить излишки, своевременно определять товары с истекающим сроком годности и снижать их цены для ускоренной продажи.
Упорядочение документации

Систематизация документов помогает сотрудникам избежать потерь времени на сбор статистики для анализа и выявления потенциальных инцидентов, таких как кражи или истечение сроков. Это актуально как для бумажных, так и для электронных документов.
Мониторинг запасов

Контроль наличия уменьшает риски убытков, повреждений и краж со стороны сотрудников, поскольку фиксируется движение каждого товара. Точные данные об остатках позволяют работникам более эффективно планировать закупки и отслеживать продажи.

Приход
Приход материальных ценностей на склад состоит из нескольких стадий:
- Непосредственно приход товаров и регистрация соответствующих документов в системе.
- Сверка с данными в номенклатуре. Проверка на соответствие.
- Оприходование поступивших товаров в системе учета.
Хранение

Ответственность за целостность товаров на складе обычно ложится на доверенное лицо, чаще всего кладовщика. В случае утраты или повреждения продукции он обязан возместить причиненный ущерб.
Для контроля используется инвентаризация — процесс проверки запасов, который позволяет сопоставить фактические данные с учетной системой.
Во время проведения инвентаризации иногда можно столкнуться с расхождениями, известными как пересортица, когда фактическое количество товаров не совпадает с тем, что указано в документах. Такие ситуации требуют оформления списания.
Списание / расход

Удаление товаров из балансового учета, или списание, означает, что они переходят в категорию убытков. Обычно подлежат списанию товары, которые утратили свою цену из-за устаревания, имеют дефекты, повреждены или вышли за срок годности.

Разновидности учёта

В зависимости от ассортимента и характеристик продукции организации могут выбирать различные методы учета.

Важно отметить, что выбор способа учета влияет на объем необходимой документации. Для номенклатурного и сортового учета достаточно учетных карточек, а для партионного и партионно-сортового потребуется полноценная ведомость СУ.

Рассмотрим подробнее четыре основные категории СУ:

Номенклатурный учет

Применяется в ситуациях, когда ассортимент товаров невелик. Все товары имеют индивидуальные карточки, что позволяет быстро находить нужные позиции без необходимости дополнительной классификации. Этот подход прост и удобен для небольших складов.
Сортовой учёт

Используется, когда необходимо учитывать товары по сортам и типам, не акцентируя внимание на других характеристиках (например, стоимости или сроках годности). Это позволяет упорядочить товары, но может быть менее гибким в условиях, где важны другие параметры.
Партионный учет

Релевантен для товаров с ограниченным сроком годности или различиями в ценах. Каждая партия хранится отдельно, что упрощает отслеживание сроков и условий хранения. Такой подход полезен для компаний, работающих с быстро портящимися продуктами или имеющих специальные условия расчетов с поставщиками.
Партионно-сортовой учет

Комбинирует элементы партионного и сортового учета, идеально подходит для широких ассортиментов. Сначала товары группируются по партиям, а затем сортируются по типам. Это требует значительного пространства на складе и более сложной документации, но позволяет детально отслеживать самое разнообразное количество позиций.

Документация

Для эффективного контроля запасов необходимо тщательное документирование всех операций на складе: прием товаров, их оприходование, выдача для выставки в торговом зале, перемещение между подразделениями, отгрузка, списание с остатков и инвентаризация.

Ведение документооборота регламентируется законодательством 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Выделяют несколько этапов в формировании учетных документов, каждый из которых играет далеко не последнюю роль в организации складского хозяйства.

1

Этап 1: Прием товара

Прием товара отражается в Товарной накладной (ТOРГ‐12), которая фиксирует поступление товаров, а также Приходный ордер (М‐4) и Акт о приемке материалов (М‐7), что подтверждает соответствие поставленного товара заявленным условиям. Товарно-транспортная накладная (1‐Т) обеспечивает контроль за перевозкой, а Акт о расхождении (ТОPГ‐2) помогает выявить несоответствия в количестве и качестве.
2

Этап 2: Хранение

Хранение охватывает формирование Карты по партиям (МХ‐10) для учета товара по группам, Карточку СУ (М‐17) для отслеживания движения товаров и Товарный ярлык (ТОРГ‐11) для быстрой идентификации.
3

Этап 3: Перемещение

Транспортировка подразумевает использование Требования-накладной (М‐11) и Акта о приеме-передаче ТМЦ на хранение (МX‐1), что обеспечивает четкость процесса передачи.
4

Этап 4: Списание

Отпуск, списание включает Накладную на отгрузку (M‐15), Акт о возврате ТМЦ (МХ‐3) и Акт о списании товаров (ТОPГ‐16), завершая цикл учета и обеспечивая прозрачность выполнения операций.

Приход ТМЦ

На начальном этапе процесса требуется значительное количество документации. В момент прихода на склад, вместе с грузом поступает сопроводительная документация — накладная ТОPГ‑12 от поставщика. Этот документ обеспечивает оформление приходной накладной для учета пришедшей продукции. В том числе поставщик может воспользоваться накладной по форме M‑15, предназначенной для передачи ценностей, однако первая форма используется значительно чаще.

При доставке товара транспортом компании-поставщика может быть оформлена товарно-транспортная накладная по форме № 1-T. Этот полезный документ засвидетельствует приёмо-передачу продукции, фиксируя списание на стороне поставщиков и поступление на стороне получателей. Вторая часть ТТН охватывает данные о расходах на транспортировку.

Кладовщик, чтобы учесть всю продукцию, прибывшую за текущий день, формирует приходный складской ордер M-4, основываясь на ТОPГ-12. Если получены не все позиции или документация не соответствует заявке, необходимо составить акт приемки материалов M-7, которая будет являться в дальнейшем основанием для составления документа претензии поставщику. При выявлении несоответствий составляют акт ТОРГ‑2, где отражено количество и качественные характеристики. После тщательной проверки товара по всем параметрам формируют акт приемки ТОРГ-1.

Хранение ТМЦ

Для учета ТМЦ, находящихся на складе, необходимо организовать:

Форма ТОPГ-11

Этот документ формирует поставщик товара для каждого наименования товара. Здесь содержатся сведения о наименовании, количестве, сорте и артикуле товара. Эти данные служат основой для создания инвентаризационной описи, что позволяет поддерживать актуальный учет запасов.

Форма М-17.

Этот документ используется для мониторинга движения материалов и их местоположения на складе. Каждое наименование, сорт и размер материалов требует отдельной карточки учета, формируемой на основе приходных документов. Это дает возможность отслеживать поступления и расходы, а также проводить регулярный анализ запасов.

Форма МХ-10.

При использовании метода хранения по партиям, оформляется карта МХ-10 для каждой партии товара. Этот документ позволяет контролировать поступление и отгрузку товаров по количеству, массе, сортам и стоимости, обеспечивая прозрачность и учет всех операций.

Расход ТМЦ

При передаче ТМЦ между подразделениями одной организации обязательным условием является наличие накладной M-15. Этот документ нужен обеим сторонам. Он отражает цену передаваемых материалов и служит надежным показателем, подтверждающим факт передачи, а также учета соответствующих операций.

В случае продажи товаров в сторонние компании используется товарная накладная ТОРГ-12. Она также формируется в двух экземплярах: один продавцу в качестве доказательства списания, а второй передается покупателю для документального подтверждения поступления. Если товары повреждены, требуется заполнить акт о списании ТОРГ-16, на основании которого далее будет происходить списание.

По акту МХ-1 происходит передача ТМЦ на хранение. А когда истекает срок хранения, оформляется акт возврата по форме МХ-3. Этот документ не только подтверждает возвращение товара в организацию, но и фиксирует его состояние на момент передачи. Все выше обозначенные документы играют важнейшую роль в учете и контроле материальных ценностей в организациях, обеспечивая прозрачность и надежность в процессе их обращения.

Бумажная книга учета:

Стоимость: Бесплатно
Когда подходит: Для небольших складов с номенклатурой не более 5-10 единиц.
Преимущества: Простота, бесплатность, наглядность.
Недостатки: Трудоемкость, высокая вероятность ошибок, риск физической потери документов.
Таблицы Excel:

Стоимость: Бесплатно
Когда подходит: Для небольших объемов, когда нужно немного автоматизировать процессы.
Преимущества: Наличие формул для подсчетов, возможность создания простых отчетов.
Недостатки: Отсутствие полноценной автоматизации, возможна потеря данных, трудоемкость при инвентаризации, забывание о товарах, у которых заканчивается срок годности.
Специализированные программы:

Стоимость: Может быть платной или бесплатной
Когда подходит: Для крупных складов с большим ассортиментом и необходимостью интеграции в аппаратную и программную часть.
Преимущества: Автоматизация учёта, исключается человеческий фактор, удобно отслеживать сроки годности, более быстрая инвентаризация.
Недостатки: Часто требуется обучение персонала, необходимость технической поддержки системы.

Рекомендации по выбору метода учёта

Оцените объем номенклатуры:

Для небольшого объема можно использовать более простые методы (бумага или Excel), но при увеличении ассортимента следует рассмотреть специализированные решения.

Определите уровень автоматизации:

Если ваша организация растёт и необходимые процессы становятся более сложными, стоит инвестировать в систему автоматизации СУ.

Обратите внимание на интеграцию:

Выбор программного обеспечения, которое может интегрироваться с другими системами (например, кассовые аппараты, CRM и т.д.), поможет упростить и улучшить работу.

Помните об обучении персонала:

Успех внедрения новой системы будет зависеть от того, насколько эффективно ваши сотрудники будут использовать новые инструменты.

Следует учитывать, что правильная организация СУ способствует оптимизации запасов, сокращению затрат и повышению общей производительности работы компании.

Алгоритм СУ в магазине включает следующие ключевые этапы

1. Выбор метода учета

ФИФО (FIFO): "Первым пришел, первым вышел", используется для товаров с ограниченным сроком годности.
ЛИФО (LIFO): "Последним пришел, первым вышел", часто применим для товаров, не подверженных порче.
Смешанный метод: Комбинирует оба подхода в зависимости от категорий товаров.

2. Закупка оборудования

Приобретите необходимое оборудование:
Терминалы сбора данных (ТСД) и сканеры штрих-кодов: Упрощают инвентаризацию и продажи.
Принтеры этикеток: Для печати ярлыков и маркировки товаров.
Программное обеспечение: Выбор ПО, интегрирующего оборудование и систему учета, будь то специализированное ПО или ERP-система.

3. Назначение ответственных сотрудников

Выберите сотрудников, ответственных за СУ. Они должны быть обучены работе с оборудованием и ПО. Разработайте четкие инструкции для приема, хранения и отпуск товаров.

4. Организация складских запасов

Проведите ревизию товарных позиций, обеспечив уникальные коды или штрих-коды для каждого товара. Назначьте места хранения и используйте обозначения на полках для удобства доступа и обучения новых сотрудников.

5. Ведение учета и управление запасами

Установите регулярный график инвентаризации для контроля наличия товаров. Настройте автоматические уведомления о низком уровне запасов и сроках годности. Внедрите систему отслеживания движения товаров: поступлений, продаж и возвратов.

6. Анализ и оптимизация

Регулярно анализируйте запасы и продажи, чтобы выявить тренды. Слушайте отзывы сотрудников для улучшения системы и выявления слабых мест.

Следуя этим этапам, можно наладить эффективный СУ, что повысит качество обслуживания клиентов.

Во-первых, цифровое хранение документов позволяет легко управлять доступом, уменьшая риск утечки данных. Правильная настройка прав доступа обеспечивает, что только авторизованные пользователи могут просматривать или редактировать важную информацию.

Во-вторых, использование готовых шаблонов и справочников минимизирует возможность ошибок, связанных с человеческим фактором, так как создает стандартизированные документы. Это особенно важно для процессов, требующих высокой точности, таких как инвентаризация.

Кроме того, отказ от бумажной документации ускоряет складские операции и делает их более эффективными. Автоматизация управления сроками хранения, позволяет легче отслеживать товары, которые приближаются к окончанию сроков годности, что помогает в управлении запасами.

Таким образом, внедрение автоматизации не только делает выполнение задач более простым, но и способствует созданию прозрачных и эффективных процессов, обеспечивая безопасность информации и снижая риск ошибок, что в конечном итоге ведет к повышению производительности и улучшению качества обслуживания клиентов.

МойСклад

Универсальная облачная платформа для товарного учета малого и среднего бизнеса. Поддерживает интеграцию с популярными сервисами и доступна на мобильных устройствах. Стоимость зависит от числа пользователей, номенклатуры, количества филиалов и других параметров.

OUTOFBOX.RU

Облачная платформа, универсальная для различных отраслей, включая розничную торговлю и производство. Поддерживает интеграцию с популярными сервисами и доступна на мобильных устройствах. Без ограничений на количество филиалов, SKU и пользователей.

SUBTOTAL

Приложение для онлайн-кассы, ориентированное на розничную торговлю и рестораны. Автоматизирует документооборот и соответствует законодательству 54-ФЗ.

1С: Розница

Программа для средних и крупных компаний, позволяющая вести учёт в различных торговых точках, но требует IT-специалиста для настройки.

Управление ассортиментом от Эвотора

Облачное решение для учёта товаров, предлагающее контроль работы кассиров, но некоторые модули доступны только за дополнительную плату.

Антисклад

Простая программа для малого бизнеса, легко осваиваемая, но не имеет мобильной версии.

Большая птица

Приложение для оптовой и розничной торговли, позволяющее проводить инвентаризации с редкими обновлениями.

Штрих-код Комбайн

Комплексное решение для сканирования с интеграцией с системой «Честный знак».

Бизнес.ру

Многофункциональная система с CRM, но сложным для восприятия интерфейсом.

LiteBox

Облачное программное обеспечение для автоматизации небольших торговых точек с безопасным хранением данных.

CloudShop

Удобное приложение для учёта на маленьких складах, однако без анализа товарных групп.

Эти сервисы предлагают разнообразные решения для управления СУ и автоматизации бизнес-процессов, что позволяет выбрать оптимальный вариант в зависимости от потребностей бизнеса.

Автоматизация с помощью OUTOFBOX.RU

Система OUTOFBOX.RU предоставляет множество возможностей для управления складскими процессами. Она позволяет не только удобно организовать учет товаров, но и оптимизировать работу с документацией, что существенно экономит время. Возможность получать актуальную информацию о состоянии склада и движении товаров в режиме реального времени помогает предпринимателям принимать более обоснованные решения и быстро реагировать на изменения в бизнесе.

Попробовать бесплатно

Учёт товаров:

Этот инструмент позволяет вести эффективный учёт поступления, продажи и списания товаров. Возможность планирования поставок и контроля остатков помогает избежать дефицита или избытка товаров, а инвентаризация обеспечивает актуальность данных.
54-ФЗ и онлайн-кассы:

Соответствие законодательству – это ключевой момент для любого бизнеса. Наличие отдельного приложения для кассира, работающего на разных устройствах, позволяет легко взаимодействовать с клиентами и экономить время на обработке покупок благодаря возможности использования одной кассы на несколько рабочих мест.
CRM для торговли:

Наличие CRM-системы помогает отслеживать историю заказов, повышать лояльность клиентов через программы лояльности и анализировать статистику по клиентам для более эффективного маркетинга.
Печать документов:

Широкий спектр документов, который можно печатать, обеспечивает удобство и профессионализм в ведении бизнеса. Шаблоны для этикеток, чеков и счетов помогают быстро и удобно оформлять документы.
Интеграции:

Готовые интеграции с различными сервисами и программами значительно упрощают работу с финансами и бухгалтерией. Это позволяет автоматизировать процессы и сократить время на рутинные операции.
Маркетплейсы:

Автоматизация торговли на крупнейших платформах, таких как Ozon, WB, wiweb.ru, Авито позволяет эффективно управлять продажами. Синхронизация остатков и контроль прибыли помогают избежать неэффективности и увеличивают доход.
Выгрузка на доски объявлений:

Возможность выбирать, какие товары выгружать на популярные платформы (Japancar.ru, QX9.ru, Авито, Юла, wiweb.ru и др.), даёт бизнесу дополнительный канал сбыта и возможность анализа конверсии для оптимизации продаж.
Мобильность

Приложения для управления складом на мобильных устройствах делают работу более гибкой и позволяют управлять процессами в любое время и в любом месте. Смартфон и/или планшет с встроенными сканерами и возможностью добавления товаров с фото упрощают процесс учёта.